旅行批准和旅行政策

总统内阁于2021年5月27日通过
总统内阁于2015年4月28日通过的修订政策
总统内阁于2012年10月30日通过

I. 旅行批准

这项政策包括学术和非学术旅行短途旅行，学生俱乐部旅行 实地考察. 参加EGSC运动队的海外学习和比赛 是否不在本保单的承保范围内. 由十大正规网赌平台赞助的旅行机会 大学必须提前计划好旅行日期，以便留出足够的时间 使用此处引用的表格获得事先批准. 审批程序应 步骤如下:

1. 1. 旅行建议: 旅行领队必须向他/她的直接主管提交旅行建议. 这 应在美国过夜旅行前至少90天开始. 一天旅行 应该至少提前30天开始吗. 没有运输合同， 旅游、住宿、活动入场费等.，不得签署，不得发布广告; 未经事先批准而收取的登记表或费用 按照本政策中规定的程序进行总统的访问.
      
      提案必须包括:
      1. 1. 对旅行目的的描述;
         2. 旅行领队和陪同/指导员的姓名和职责，包括理由 监护人编号和选择(见“监护人”部分)
         3. 每位陪同人员的直接主管批准的旅行请求; 
         4. 对目标受众的描述;
         5. 最小和最大参与人数;
         6. 学分建议(如适用);
         7. 预算与应急/应急基金，(说明是否需要膳食，住宿报销; (请参阅“预算”部分)
         8. 行程与交通，住宿和活动信息
         9. 所有费用证明文件; 
         10. 拟定的传单、小册子和所有宣传材料;
         11. draft of 的 student trip information session (prior to registration); and
         12. 介绍会和出发前介绍会的材料复印件. 
   2. 监护人: 所有陪同参加EGSC赞助的学生旅行的EGSC员工必须 完成一个 EGSC旅行申请 申请并事先获得主管的批准离开工作岗位. 如果是小时工作为陪护，所有的加班费，如果有的话，将由 旅行预算(不包括大学经费). 一般来说，陪护人员与学生的比例 is 1:10. 领队如需额外陪同人员，必须提供1:10以上的陪同人员 针对特定的需要和特殊情况的书面理由 这次旅行. 行程负责人应谨慎招募和选择EGSC员工陪同人员 使用下面包含的信息. 学生代表监护人(SRC)是 EGSC教师、俱乐部顾问和学生活动人员担任陪同. SRC是经验丰富的旅行领导者或监护人. 选择伴侣时 EGSC旅行，旅行领导者应该优先选择SRC. SRC将被支付 在担任陪护期间按他/她的正常费率支付，并有资格报销餐费 并从员工的部门预算中按规定的每日费率提供住宿 的 旅游政策. 不是SRC的EGSC员工，充当监护人或其他监护人 超过建议的1:10比例的，将按他/她的正常费率支付 合资格获发还膳食及住宿费用，并按政府公务员服务小组订明的每日津贴标准计算 旅游政策. 如果旅行的目的是教育任务，费用 对于这些员工，可以从旅行预算，学生事务预算或 大学的预算，由校长决定.
   3. 预算: 如果旅行资金不足以支付旅行费用，则存在以下选择:
      1. 行程可能会取消;
      2. 旅行负责人可以要求从学院的一般预算中支付短缺的费用， subject to Presidential approval; or 
      3. 监护人可以提前支付伙食费或其他费用.
   4. 旅行建议审核
      在主管审查和批准后，旅行建议将被发送 由旅行负责人向法律顾问/参谋长进行审查和路由. 根据 根据旅行的性质，可能需要以下部门的额外批准 需要在此说明: 
      • 学术及学生事务: 适用于所有非学术性的学生旅行、俱乐部旅行等.; academic credit approval and 行程负责人、讲师/陪同人员的批准 学生募捐者，EGSC基金会
      • 商务: 审核预算，学生社团账户，差旅费，学费，差旅费，交通费， 旅行合同，报销申请
      • 法律事务: (玛丽·史密斯)免责声明，紧急表格，FERPA，旅行合同，住宿，交通， 旅游活动等.
        
        在每个单位审查旅行建议后，任何额外的信息，要求， 拒绝或批准将由参谋长/法务主任在旅行批准表上注明 法律顾问. 旅行领队将被告知旅行建议的状态. 后 所有适当的单位已经审查并批准了所有条件，旅行建议 将提交总统审阅.
   5. 主席审查: 总统或其指定人员将审查旅行批准请求并通知 向行程负责人说明行程是否被无条件批准或拒绝.

II. 旅行批准后的程序

1. 1. 招聘并敲定旅行安排: 后续行程审批、行程广告、会所筹款活动、预登记 信息会议，注册，最后的旅行安排和财务承诺 可能发生. EGSC合同的授权签署人是总裁和副总裁 商业事务.
   2. 旅行会议和所需信息
      出发前领队必须:
      1. 举行一次信息会议、介绍会和最后的旅行简报会 为每位参加者提供行程安排，并取得适当的豁免书 根据旅行批准表确定的表格，
      2. 所有参加者必须向领队提供手机号码;
      3. 旅行领队必须为所有参与者携带医疗信息和手机 on his/her person during 的 trip; and
      4. 向副校长办公室提供一份学生名单和监护人的手机号码 负责学术及学生事务.
   3. 旅行负责人和陪同人员的旅行政策和程序
      旅行领队必须遵循详细的实践和程序 十大正规网赌平台旅行政策 安排差旅，出差，报销差旅费用. 领队和陪同人员必须履行领队的职责，包括带队 团体活动按行程安排，指挥交通，保障安全 住宿和膳食，并向参与者提供有关任何变化的信息 或上述安排中的应急计划. 领队和陪同人员 是否负责在必要时为参与者提供紧急医疗服务 并且必须通知主管学术和学生事务的副校长办公室 对旅途中发生的意外、伤害和紧急情况尽快处理.

3。. 学院的政策和程序

在十大正规网赌平台赞助的旅行中，所有EGSC员工 学生必须遵守学院的政策和程序 遵守其中所列的行为标准和行为准则.